Perencanaan melibatkan pendefinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kegiatan kerja mereka. Perencanaan berhubungan dengan hasil akhir (apa) dan sarana (bagaimana). Bagi manajer, perencanaan merupakan hal yang sangat penting, karena perencanaan memberikan arah kepada para manajer dan nonmanajer. Ketika karyawan mengetahui apa yang berusaha dicapai oleh organisasi atau unit kerja mereka dan apa yang harus mereka kontribusikan untuk mencapai tujuan itu, mereka dapat mengoordinasikan kegiatannya, saling bekerja sama, dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini. Perencanaan juga mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya memandang ke depan, mengantisipasi perubahan, dan mengembangkan respons yang tepat. Selain itu, perencanaan dapat meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Apabila aktivitas kerja dikoordinasikan sesuai rencana, ketidakefisienan akan menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dihilangkan. Yang terakhir, perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian. Ketika para manajer melakukan perencanaan, mereka mengembangkan tujuan dan rencana. Ketika mereka melakukan pengendalian, mereka melihat apakah rencana itu telah dilaksanakan dan tujuan terpenuhi.
Perencanaan sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola, memimpin, dan mengendalikan. Perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu tujuan dan perencanaan.
Jenis-jenis Tujuan
Sebagian besar tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai tujuan strategis atau keuangan. Tujuan keuangan berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi, sementara tujuan strategis berhubungan dengan semua bidang kinerja organisasi lainnya.
- Tujuan yang dinyatakan.
Tujuan yang dinyatakan adalah laporan resmi tentang apa yang akan dikatakan organisasi-dan apa yang ingin diyakini oleh para pemangku kepentingan. Meskipun demikian, tujuan yang dinyatakan-yang dapat ditemukan dalam laporan tahunan, atau pengumuman hubungan masyarakat yang dibuat oleh manajer sering bertentangan dan dipengaruhi oleh apa yang dianggap para pemangku kepentingan harus dilakukan oleh organisasi.
- Tujuan sebenarnya.
Tujuan sebenarnya adalah tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi, cara mengetahui tujuan sebenarnya dari perusahaan adalah dengan mengamati apa yang dikerjakan oleh anggota organisasi.
Jenis-jenis Rencana
- Rencana Strategik
Adalah rencana yang diterapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi. Rencana strategik biasanya bersifat luas, jangka panjang, memberi arahan, dan digunakan satu kali. Rencana jangka panjang dapat didefinisikan sebagai rencana yang mempunyai waktu lebih dari tiga tahun.
- Rencana Operasional
Adalah rencana yang meliputi area operasional tertentu organisasi, rencana operasional sifatnya lebih sempit, bersifat jangka pendek dan spesifik. Rencana jangka pendek dapat didefinisikan sebagai rencana yang mempunyai waktu kurang dari satu tahun.
- Rencana Arahan
Adalah rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana ini digunakan bila ketidakpastian begitu tinggi dan manajer harus fleksibel agar dapat merespons perubahan yang tak terduga. Rencana ini memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan.
- Rencana Sekali Pakai
Adalah rencana yang digunakan satu kali yang ditujukan khusus untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.
- Rencana Siaga
Adalah rencana yang terus berjalan yang memandu aktivitas yang dilakukan berulang kali. Rencana siaga termasuk kebijakan, peraturan, dan prosedur.
Pendekatan Penetapan Tujuan
- Penetapan tujuan tradisional
Dalam penetapan tujuan tradisional, tujuan ditetapkan oleh manajer puncak kemudian diturunkan ke bawah dan menjadi subtujuan bagi setiap area organisasi. Perspektif tujuan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang terbaik karena mereka melihat gambaran besarnya.
- Manajemen menurut tujuan
Merupakan proses penetapan tujuan yang disetujuai bersama dan menggunakan tujuan tersebut untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Pendekatan ini dapat meningkatkan kinerja karyawan dan produktivitas organisasi, pendekatan ini juga dapat menjadi pendekatan yang efektif untuk memotivasi karyawan.
Langkah-langkah dalam Penetapan Tujuan
- Mereview misi atau tujuan organisasi
- Mengevaluasi sumber daya yang tersedia
- Menentukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain
- Menulis tujuan dan mengomunikasikan kepada semua pihak yang perlu tahu
- Mereview hasil dan memastikan apakah tujuan telah tercapai
Kritik Terhadap Perencanaan
- Perencanaan dapat menyebabkan kekakuan
Perencaan formal dapat mengunci organisasi ke tujuan spesifik yang akan dicapai dalam jangka waktu tertentu. Ketika tujuan tersebut ditetapkan, asumsinya mungkin bahwa lingkungannya tidak akan berubah. Jika asumsi itu salah, manajer yang mengikuti rencana mungkin akan menghadapi masalah. Manajer yang terus mengejar tujuan awal mungkin tidak dapat bertahan dengan lingkungan yang berbeda, dari pada terus mengejar tujuan awal, tetap pada jalurnya ketika lingkungan berubah menjadi tips untuk menghadapi bencana.
- Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis
Lingkungan bisnis saat ini sering kali bersifat acak dan tidak dapat diprediksi. Mengelola pada kondisi seperti ini akan membutuhkan fleksibilitas dan hal itu dapat berarti tidak terikat pada rencana formal.
- Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreativitas
Organisasi sering kali mengalami kesuksesan karena visi inovatif seseorang dan usaha perencanaan mungkin menghalangi visi itu.
- Perencanaan memfokuskan perhatian manajer pada persaingan dewasa ini, bukan kemampuan bertahan hidup esok
Perencanaan formal mempunyai kecenderungan untuk berfokus pada bagaimana mengkapitalisasi peluang bisnis yang ada dalam sebuah industri, tetapi tidak memungkinkan manajer untuk mempertimbangkan penciptaan atau penciptaan ulang sebuah industri. Konsekuensinya, rencana formal dapat menghasilkan kesalahan yang mahal pada saat kompetitor lain mengambil alih pimpinan.
- Perencanaan formal memperkuat kesuksesan, yang dapat menimbulkan kesalahan
Kesuksesan dapat melahirkan kegagalan dalam lingkungan yang tidak pasti. Rencana yang berhasil dapat memberikan perasaan yang palsu tentang keamanan, yang mempertebal kepercayaan diri atas rencana formal ketimbang yang dijaminkan. Banyak manajer tidak mau menghadapi ketidaktahuan sehingga mereka dipaksa untuk melakukannya oleh perubahan lingkungan.
- Hanya perencanaan belumlah cukup
Tidak cukup bagi manajer untuk hanya merencanakan. Manajer harus merencanakan dan juga harus memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan.
Perencaan Yang Efektif Dalam Lingkungan Dinamis
Walaupun perencanaan yang kaku dan tidak fleksibel dapat menimbulkan masalah, manajer dapat melakukan perencanaan secara efektif apabila mereka memahami perencanaan dalam lingkungan yang dinamis dan tidak pasti. Lingkungan eksternal berubah terus-menerus. Dalam lingkungan yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik tetapi fleksibel. Agar berguna, rencana membutuhkan beberapa spesifikasi, tetapi rencana tidak boleh tidak bisa dirubah. Manajer harus mengetahui bahwa perencanaan adalah proses berjalan. Manajer harus siap untuk merubah arah apabila kondisi lingkungan mengharuskannya. Fleksibilitas ini penting pada saat rencana diimplementasikan. Manajer harus tetap siaga menghadapi perubahan lingkungan yang dapat memengaruhi implementasi dan merespons bila diperlukan. Persistensi dalam perencanaan berkontribusi pada peningkatan kinerja yang signifikan. Dengan sebagian besar aktivitas, manajer dapat belajar merencanakan, dan kualitas perencanaan meningkat apabila mereka terus-menerus melakukannya. Membuat hierarki organisasi menjadi lebih datar akan membantu perencanaan lebih efektif dalam lingkungan yang dinamis. Hal ini memungkinkan tingkat organisasi di bawah untuk menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana karena ada sedikit waktu untuk tujuan dan rencana turun dari atas. Manajer harus mengajari karyawannya bagaimana menetapkan tujuan dan merencanakan serta mempercayai mereka untuk melakukannya.
Sumber: Manajemen edisi kesepuluh jilid 1. Stephen P. Robbins, Mary Coulter Penerbit Erlangga 2013