Penelaahan dan Tanggapan Laporan Audit
Penelaahan dan Tanggapan Laporan Audit

Penelaahan dan Tanggapan Laporan Audit

Penelaahan Laporan

Siapa yang Menelaah Draft Laporan

Ada empat jenis penelaahan laporan audit yang dapat dilakukan. Tiap penelaahan memiliki tujuan spesifik dan karakter uniknya masing-masing. Empat jenis penelaahan tersebut adalah penelaahan atas:

  1. Segmen-segmen laporan audit
  2. Draft laporan audit
  3. Laporan audit yang telah selesai dan diterbitkan
  4. Rekomendasi-rekomendasi yang masih belum dilaksanakan

Penelaahan awal draft laporan bersifat konstruktif di mana auditor dan klien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan bagaimana laporan akan dibuat.

Siapa yang menelaah draft laporan akan tergantung pada sifat dari laporan itu sendiri dan pada minat atau kepentingan dari tiap-tiap manajer dan eksekutif.

Penelaahan laporan yang menjelaskan kondisi yang mengalami penyimpangan memerlukan pendekatan yang berbeda.

Menentukan Waktu Penelaahan

Jika jumlah penelaahan yang dilakukan semakin banyak, maka waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan laporan final akan lebih lama. Auditor seringkali dilema atas hal ini. Di satu sisi, auditor ingin draft laporan auditnya ditelaah oleh seluruh pihak yang berkepentingan, di sisi lain auditor harus melakukan pelaporan secara tepat waktu. Oleh karana itu, perlu adanya penekanan dan penentuan tenggat waktu, baik bagi auditor maupun penelaahnya. Setelah membuat draft laporan, auditor hendaknya menyiapkan daftar penerima distribusi laporan.

Urutan penelaahan sangatlah penting. Daftar penelaah draft hendaknya dimulai oleh mereka yang sangat terlibat dengan atau terpengaruh oleh laporan. Merekalah yang paling mungkin memiliki saran untuk membuat perubahan, keberatan atas penyusunan kata-kata atau membantah fakta-faktanya. Penelaahan sebaiknya dilakukan dengan tatap muka langsung, guna menyelesaikan semua perbedaan yang terjadi dan mencapai kesepakatan atas fakta-fakta yang ada.

Penelaahan Laporan Audit secara Bersamaan

Untuk dapat mempercepat penelaahan dari draft laporan, beberapa organisasi menggunakan teknik laporan-laporan interim dengan kliennya. Klien selanjutnya akan diberikan cukup waktu untuk memberikan respons terhadap aspek-aspek faktual di dalam temuan. Unsur-unsur dari temuan seperti penyebab dan dampaknya juga akan diuraikan serta klien akan diminta untuk menyetujui atau memberikan tambahan dukungan yang substantif jika ternyata tidak menyetujuinya.

Unsur-unsur dari permintaan penelaahan audit secara bersamaan akan meliputi:

a. Operasi yang sedang diaudit

b. Pejabat-pejabat yang bertanggung jawab

c. Penghubung audit

d. Tanggal audit dimulai

e. Tanggal permintaan dilakukannya penelaahan ini.

f. Rincian temuan:

-kriteria yang digunakan

-kondisi yang ditemukan

-penyebab

-dampak

-rekomendasi

g. Auditor ketua

Penerimaan laporan interim yang lebih awal dari klien memungkinkan cukup waktu untuk menyelesaikan perbedaan yang mungkin terjadi, sampai               menyelesaikan aspek-aspek audit yang lain. Hal ini juga memberikan kesempatan bagi klien untuk membantu merancang rekomendasinya dan sekaligus mulai melakukan implementasi atas rekomendasi tersebut pada saat laporan pada akhirnya diterbitkan

Rapat Penelaahan

Rapat ini adalah milik auditor, auditor dapat dan sebaiknya menentukan arah rapat. Salinan draft laporan audit hendaknya didistribusikan kepada seluruh peserta yang hadir dengan waktu secukupnya sebelum rapat dimulai. Rapat penelaahan sebaiknya tidak dilakukan secara tiba-tiba, seharusnya diklaksanakan persiapan terlebih dahulu. Seharusnya dilakukan usaha utnuk menciptakan sebuah suasana yang menyenangkan.

Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam menyiapkan suasana secara lisan meliputi:

  1. Lingkup pemeriksaan
  2. Tingkat signifikansi dari permasalahan yang ditelaah
  3. Pemahaman atas kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh klien dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
  4. Kemampuan untuk membahas semua permasalahan serinci apapun jika dibutuhkan
  5. Fakta bahwa laporan tidak mengandung kejutan apapun, seluruh aspek dari temuan harus telah didiskusikan selama pekerjaan lapangan.
  6. Komentar mengenai berapa banyak permasalahan yang telah diperbaiki, berapa banyak yang masih dalam proses perbaikan, dan berapa banyak yang masih harus diperbaiki.
  7. Kerja sama yang diterima selama audit dilaksanakan
  8. Keyakinan bahwa klien akan diberikan kredit di dalam laporan untuk tindakan perbaikan yang disarankan, diterapkan, dan diselesaikan.

Perlu diingat bahwa sasaran rapat ini adalah untuk:

  1. Memberikan informasi
  2. Mendapatkan persetujuan atas fakta-fakta yang disajikan
  3. Menetapkan persiapan dilakukannya penerapan rekomendasi

Menghindari dan Menyelesaikan Konflik

Auditor pasti tidak menginginkan adanya konflik saat penelaahan, sebagaimanapun baiknya fungsi auditor internal yang telah dijalankan. Semakin kuat posisi auditor, maka semakin besar kekhawatiran yang dimiliki klien atas apa yang akan dikatakan oleh laporan tersebut kepada atasannya.

Oleh sebab itu, auditor sebaiknya melakukan persiapan secara menyeluruh untuk menghadapi kemungkinan terjadinya konflik dan perselisihan. Mereka harus mampu menyajikan informasi, mendukung fakta, dan memperkuat temuannya tanpa kesulitan atau penundaan.

Auditor dapat menghindari kejadian ini dengan memiliki kewaspadaan bahwa setiap komentar-komentar kritikal yang dilontarkan akan dapat menimbulkan keberatan dan kebutuhan untuk menyajikan bukti-bukti tambahan.

Jika auditor mampu menjawab setiap pertanyaan yang dilontarkan dengan segera dan lengkap, serta mampu menguasai kertas kerjanya, maka keberatan dan pertanyaan yang muncul dengan cepat akan teratasi.

Auditor harus menyadari bahwa klien berada di pihak defensif. Agar proses audit berjalan dengan baik, sifat defensif itu harus dihilangkan dan akhirnya persetujuan dicapai. Hal-hal yang dapat membantu menghilangkan sifat defensif klien:

  1. Gunakan sikap yang baik
  2. Gunakan kalimat nonpersonal
  3. Gunakan dasar pemikiran yang sama
  4. Jangan sudutkan siapa pun
  5. Jangan samakan antara mengungkapkan pandangan dengan perselisihan

Tanggapan untuk Laporan

Kebijakn manajemen harus menyatakan dengan jelas bahwa laporan audit yang memerlukan tindakan perbaikan harus ditanggapi secara tertulis. Pada umumnya, kebijakan ini menetapkan batas waktu terakhir untuk menyampaikan jawaban tertulis. Untuk memberikan tanggapan laporan audit, disarankan setiap cabang atau divisi operasinal untuk memiliki instruksi-instruksi mereka sendiri. Instruksi ini sebaiknya menyatakan siapa yang berkewajiban menyiapkan tanggapan, siapa yang menandatanganinya, bagaimana tanggapan tersebut sebaiknya ditulis, langkah-langkah apa yang sebaiknya diambil jika tindakan perbaikan tidak dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan.

Manajemen mungkin meminta laporan auditor untuk tetap terbuka sampai organisasi auditnya menganggap tanggapan yang diterimanya telah cukup memuaskan yang artinya tindakan telah atau akan diambil untuk memecahkan masalah yang terjadi. Beberapa organisasi audit biasanya tidak akan merasa puas hanya dengan sebuah pernyataan tindakan perbaikan yang diberikan oleh klien. Setelah laporan audit terbit, auditor mungkin diharuskan untuk kembali ke lokasi audit agar merasa yakin apakah tindakan yang efektif telah benar-benar dilaksanakan oleh klien. Mereka juga mungkin diperintahkan untuk menjadwalkan pemeriksaan tindak lanjut interim dalam jangka waktu enam bulan atau setahun utnuk memastikan bawha penyimpangan yang dilaporkan tidak kerjadi lagi.

Sumber:

Lawrence B. Sawyer, JD, CIA, PA, Mortimer A. Dittenhofer, Ph.D., CIA, James H. Scheiner, Ph.D. Internal Auditing: buku 2 edisi 5. Penerbit Salemba empat, Jakarta. 2006.

Leave a Reply

Your email address will not be published.